金融保险行业解决方案

 一、用户背景

长城保险经纪有限公司是中国首批获准成立的三家全国综合性的保险经纪公司之一，注册资本金为3000万元人民币；2000年6月26日，获中国保险监督管理委员会颁发的中国第一张保险经纪机构法人许可证；同月29日，公司正式成立，总部设在中国广州市。凭借多年保险服务的专业经验，以国际化视野和全球资源整合能力，逐步建立以北京、上海、广州三大中心城市为依托、向境内外双向辐射的主导市场，使公司真正成为具备全球经营能力的综合性保险经纪公司。

二、信息化动因及目标

长城保险的管理者一直十分重视信息化建设工作，随着公司业务的迅猛发展，组织机构不断壮大，对公司内部各级机构内及组织间的信息沟通提出了更高的管理要求，为适应公司一级法人、授权经营的管理模式，促进信息和知识的上传下达，使公司管理流程规范化、战略决策科学化、数据信息标准化，公司决定选择一套适合其发展战略的协同办公OA系统。通过该系统的实施达到：

（1）各级组织内部公文流转的电子化；

（2）组织间公文流转的自动连接；

（3）提供各级组织的信息发布渠道；

（4）促进组织知识的收集、共享和利用；

（5）促进企业文化建设

（6）支持员工移动办公

（7）支持客户在线查询投保、理赔信息

三、关键需求

根据长城保险信息化的整体目标，其关键需求主要体现在：

1、配合公司 “一级法人，授权经营”的管理模式，协同办公OA系统功能设计上既要保证整个系统的统一性，又要考虑各级组织的管理差异，在保证信息可以在组织内各层级纵向、横向快捷流转的前提下，实现多级授权的管理维护模式。

2、公司与客户有各自的主界面，有权限的员工可以进行客户界面，系统应根据用户的偏好，提供个性化设置功能。同时对个人信息要提供自助管理功能。

3、协同办公OA系统完善的工作流引擎，可实现多种流向及操作控制，高度可配置，可以方便快捷的和办公自动化系统内的应用相关联。应用中所用到的各种表单格式可以快速定义和配置，提升办公效率。

4、通过协同办公将业务流程的处理也纳入其中，如：保单审核、理赔审批等，实现了高效、快速、准确的业务处理能力。

5、借助协同办公OA系统建立完善的信息发布及知识沉淀机制，可以实现知识信息不同的知识组织和共享方式。

6、通过协同办公OA系统的公文管理代替纸质公文的流转方式，实现各组织内公文流转的电子化，规范公司内公文管理的相关流程和制度，提高公文流转的效率和效果。

7、通过协同办公OA系统实现公司内部不同组织间公文交换的电子化，并达到公文流转的一体化即组织间公文往来要和内部公文流转流程相关联，提升组织间公文交换的实效性、安全性和可跟踪性。

8、对于公司文书档案，实现公文档案一体化管理，其管理的文书档案来自于公文管理和手工补录的文件，实现电子化标准的归档文件整理。

9、整个协同OA办公系统要实现和邮件系统、即时通讯系统及应用集成，可以通过手机短信实现用户待办事宜的提醒及简单批复。

10、实现集团资产统一管理，并对采购实行流程化管理和预算管理。

四、解决方案

管理软件不单单是软件与技术的问题，很重要的从企业的组织机构与管理方法上去完善。海天在长城保险协同办公OA平台解决方案中仔细考虑到如何改善企业的管理方法，建立一定的应用基础，保证长城保险公司的信息化顺利实施和达到预期的目标。

基于海天协同管理平台的系统解决方案，通过七个关联模块搭建了虚拟化的企业组织，以人力资源为核心，工作流程为血脉带动整个系统数据传输、功能应用的协同运作，针对长城保险信息化发展战略和目前规划的目标，搭建出融合企业制度与文化的高效信息化办公系统，解决企业实际办公过程中出现的各种问题，提升公司整体办公效率。

海天OA协同办公平台解决方案：

在信息化的辅助下企业组织模式应该是一种适应业务发展需要以业务过程为中心、适应市场发展变化、满足迅速决策需要（以敏捷为特点）和内部与外部自由交流的一种网络化的组织，这种组织结构可以使各个部门之间根据业务过程的需要进行自由交流。这种组织结构不仅具有市场适应能力，而且还有自我发展和自我完善能力。而要实现组织结构由职能部门性向网络化转换，必须实现企业组织的“EAI”，进行组织的横向和纵向集成，打破企业及其职能部门之间的三维障碍——横向障碍、纵向障碍、外部障碍。

1、横向的企业集成

横向的企业集成是指支持业务过程的不同功能领域的部门和应用系统之间的集成，消除职能之间、部门之间、产品线之间或地理位置之间的界限。这种横向集成可以看作是“烟囱式”的企业部门之间的横向连接，横向集成就是要消除部门之间的障碍，各个部门之间自由通信，实现对业务过程的支持。

2、纵向的企业集成

纵向的企业职能部门集成是指在不同的控制和管理层的系统之间的集成，打破企业上下级之间的交流障碍。由于以前很多组织领导层次划分成一种金字塔形，上下级之间具有明显的等级关系，纵向集成的目的就是为了实现上下级系统之间的关系和谐和交流畅通，以便共同分享企业信息，对业务过程中的一些问题迅速作出决策。

3、与外部的集成

长城保险公司由于客户比较多的是一些政府企业客户，考虑将外部资源通过客户服务中心的方式将外部的资源也纳入到系统中。

通过企业组织的横向集成、纵向集成和外部集成，企业在组织形态变成了结构扁平化、网络化，决策方面实现分散化、实时化，部门之间和上下级关系紧密化和协调化，与客户的关系开放化。这样的组织将是一个有生命的能够自我适应外部市场竞争环境的生态型的组织，同时也是海天协同管理平台的价值所在。

五、应用成果

通过对海天协同办公OA系统的成功实施运用，长城保险的办公自动化水平和操作规范得到了很大的提升，工作流程得到广泛应用，从行政事务处理、公文流转、业务审批，都实现了全公司电子化审批统一运作管理，大大提升了公司统一的监管能力和各职能部门及人员办事效率；公司知识管理成功推广，为公司人员整体素质的提升带来帮助，公司的各种知识文档资源在系统得到很好的有效管理，非常方便的实现了知识的积累、共享、利用、创新，为长城保险的发展和打造知识型企业注入新的活力；系统沟通协作的良好应用，使企业沟通交流、信息传达变得随顺畅；资产管理获得很好的管理，使公司资产透明化，能够让公司资产的使用为企业发挥最大效应。